Er is geen kaarsrecht verband tussen veranderplannen en verandergedrag

Door Pieterjan van Wijngaarden

Het is maar weinigen gegund om een heel nieuw vakgebied te ontwikkelen, Barbara van der Steen en Aart Goedhart deden dat. Zij schreven het boek Proceskunde, een pleidooi voor werken met aandacht. Daarin werken zij een filosofie uit over werken met aandacht. Bij de FCe verzorgen zij al bijna tien jaar lang de leergang Proceskunde, Werken met Aandacht, waarin zij met anderen processen ontrafelen en anderen opleiden tot proceskundigen. Ik spreek Barbara en Aart over het belang van Proceskunde, juist in deze  COVID-19 tijd: “Er is geen kaarsrecht verband tussen veranderplannen en verandergedrag. Dat is toch een belangrijke notie nu er in deze tijd nogal wat veranderingen om ons heen plaatsvinden.”

Dit gesprek is ook te beluisteren als audio-opname via Soundcloud

Laten we beginnen met een stukje muziek. Jullie maken in jullie boek de vergelijking tussen proceskunde en de muziek van drone-metalband Sunn O))). Deze band maakt langzame en zware muziek, zonder beats. Het eerste deel van hun concerten be

staat uit oorverdovende zware klanken. Vertel eens, hoe zit dat precies? Sunn O))) op YouTube

Aart: Wat een leuke vraag. Laat me eerst iets over proceskunde vertellen, dan ga ik later in op de muziek – want dat is het! – van Sun O))). Kijk, in ons werk hebben veel samenwerkingsprocessen al een duidelijke vorm. Als je werkt op een afdeling aan een taak of een product, dan weet je vaak wat je te doen staat. Er zijn echter ook processen in organisaties die veel onduidelijker zijn. Dat wat er precies moet gebeuren en de betekenis daarvan is dan dynamisch en steeds als je denkt: nu weet ik het, dan ziet het er toch weer anders uit. Bij dit type processen is het moeilijk om vooraf te zeggen waar je aan werkt, het gaat dan over bijvoorbeeld cultuurveranderingsprocessen of leerprocessen. Deze processen krijgen pas betekenis als je ermee bezig bent. Het is lastig die van tevoren te bepalen. Proceskunde gaat precies daar over, hoe kun je dit soort processen begeleiden, er in acteren of anderen erbij ondersteunen? Welnu, terug naar Sun O))). Voor hun muziek geldt eigenlijk hetzelfde. Het lijkt in weinig dingen op dat wat wij muziek noemen. Het vraagt dus als luisteraar of concertbezoeker dat je op zoek gaat naar de betekenis die je er aan kunt toekennen. Het niet meteen afschrijven maar jezelf de vraag stellen: wat kan ik er in ontdekken? In organisaties zien we ook vaak dat veranderingen worden afgeserveerd met de woorden: ‘we weten niet precies wat het is dus het kan niet veel zijn.’ De parallel tussen proceskunde en de muziek van Sunn O))) is daarom heel treffend. Het vraagt de bekwaamheid om te verduren. Het vraagt om een totale reset van hoe je je verhoudt tot muziek. Ongeveer een kwart van de luisteraars naar Sun O))) neemt die moeite ook niet. Dat is misschien wel vergelijkbaar met processen in organisaties.

In deze COVID-19 tijd hebben we meer dan ooit te maken met processen waarvan de uitkomst ongewis is. Steeds als we denken te weten hoe het gaat lopen neemt het uiteindelijk toch weer een andere wending. Zie jij dat ook zo?
Aart: Elke keer loopt het net weer anders dan we hopen of verwachten en dat geldt ook voor onze samenwerkingen. In deze tijd zie ik ook dat de manieren waarop we met anderen samenwerken ingrijpend veranderen, daarin valt voor velen van ons veel nieuws te ontdekken. We worden op allerlei manieren belemmerd om ons werk te doen zoals we dat gewend waren. Toch moet het doorgaan. Een ziekenhuis wil goede zorg blijven leveren, een school wil goed onderwijs blijven aanbieden en een productiebedrijf wil haar producten blijven leveren tegen de kwaliteit die klanten verwachten. Nu moet dat op een andere manier dan anderhalf jaar geleden. Niemand weet hoe dat precies moet, er is niet één juist antwoord. Dat is het unieke van de tijd waarin we nu leven. We moeten het allemaal weer opnieuw ontdekken. Wij denken dat Proceskunde een manier van kijken en denken is die heel goed past in deze onzekere tijd.

Jullie hebben het vakgebied van de Proceskunde ontgonnen. Tien jaar geleden waren jullie pioniers en begonnen jullie met de eerste editie van deze leergang. Als je terugkijkt op deze tien jaar, wat is er dan hetzelfde gebleven?
Barbara: De basis is eigenlijk nog altijd hetzelfde. Die heeft zich overigens wel verbreed, tien jaar geleden was er een kleine groep mensen die zich al wel herkende in de Proceskunde. Die onduidelijke processen, die waren nog wat meer verstopt. Nu wordt door veel meer mensen beaamd dat we ons in complexe en chaotische processen bevinden met elkaar. We hebben destijds heel bewust voor de naam Proceskunde gekozen. De meeste professionals starten vanuit een inhoudelijke deskundigheid: financiën, milieu, techniek of iets anders. Daar wil je je dan in eerste instantie verder in bekwamen. Maar veel professionals komen dan ook op een punt dat zij merken dat zij met deze inhoudelijke kennis lastige samenwerkingen in complexe processen niet zomaar vlottrekken. Dan komt er dus proceskennis bij kijken. Dat woord proces was een jaar of tien geleden nog wat meer sociaal gekleurd. Wij hebben dat toen verbijzonderd en gezegd: je kunt daar kundig in worden. Wij hebben het dus over sociale processen tussen mensen. En dus niet zozeer over technische processen, of over het optimaliseren van processen. Het is mooi om te zien dat deze betekenis van het woord proces steeds actueler wordt en ook voelbaar voor mensen in organisaties.

Wat is er in tien jaar tijd veranderd?
Barbara: Aart en ik zijn samen begonnen bij Berenschot, we begeleidden toen veranderprogramma’s in organisaties die meestal in fases waren ingedeeld. Er werden planningen gemaakt die je moest volgen. We bespraken toen ook wel dat er meer speelde in cultuur en samenwerkingen maar dat was tamelijk ongrijpbaar; processen tussen mensen. Je weet niet wie er mee gaat doen en hoe mensen zich gaan bewegen, je weet niet waar er gedoe komt. Dat was onuitgesproken. Ik denk dat dát nu veranderd is. Helemaal nu, in deze COVID-19 tijd, we zitten er met z’n allen middenin. We weten het niet. Als we een plan maken met deadlines, planningen en rol- en taakbeschrijvingen, dan is dat een poging om de wereld wat ordelijker te maken. Natuurlijk heeft dat waarde, wij spreken in onze leergang ook over die kant maar de andere kant vinden wij ook interessant. Hoe gaat het echt? Die twee kanten onderzoeken we in onze leergang: hoe kun je de wereld wat meer ordenen? Maar ook: wat doe je als men zich niet houdt aan deze afspraken en de realiteit anders verloopt?

Waarom zou je juist nu de tijd moeten nemen om aan de leergang Proceskunde, Werken met aandacht deel te nemen?
Aart: Ik denk dat onze leergang inzichten biedt in hoe je je kunt opstellen in deze tijd waarin alles onduidelijk en onoverzichtelijk is. Ik merk dat er in organisaties een soort stelligheid is waarmee mensen dingen willen veranderen. Men weet heel duidelijk te vertellen waarom het noodzakelijk en belangrijk is maar dat leidt er nog niet toe dat er automatisch door medewerkers wordt meegewerkt aan die verandering. Er is geen kaarsrecht verband tussen veranderplannen en verandergedrag. Dat is toch een belangrijke notie nu er in deze tijd nogal wat veranderingen om ons heen plaatsvinden. In onze ogen verloopt een verandering niet vanuit een idee over hoe het zou moeten. Wij werken niet vanuit een normatief model, een methode of stappenplan. Wij werken vanuit de realiteit in plaats van de normativiteit: hoe kun je de dingen die werkelijk gebeuren in veranderprocessen lezen en interpreteren zodat je daar informatie uit haalt om de beweging verder te brengen of tot ander handelen te komen. Dat is wat mij betreft de waarde van onze leergang, ook in deze tijd.

Jullie zetten alles op alles om de bijeenkomsten van de leergang face to face te laten plaatsvinden. Uiteraard doen jullie dat binnen de daarvoor toegestane ruimte. Wat maakt het voor jullie belangrijk om fysiek bij elkaar te komen, terwijl er tegenwoordig ook veel leergangen online plaatsvinden?
Barbara: Wij kiezen er inderdaad heel bewust voor om vijf keer twee dagen bij elkaar te komen in Conferentiecentrum Samaya te Werkhoven. Wij zijn van mening dat de rust en aandacht die daarmee gepaard gaat ten goede komt aan de verdieping van onze professionele gesprekken. Wij hopen dat de eerste bijeenkomst in maart dus ook face to face kan plaatsvinden. Zo niet, dan overleggen we met de groep die er dan is wat de alternatieven zijn. Op het moment dat je je inschrijft voor onze leergang ben je onderdeel van het proces en dan betrekken we je dus ook bij dit soort keuzes. En daarbij is het inderdaad zo dat er op dit moment veel ontmoetingen online plaatsvinden. Wij besteden nu ook aandacht aan online interveniëren in veranderprocessen. Online processen hebben weer een heel andere dynamiek, het is lastiger om zogenaamde tussenruimte te creëren. Tussenruimte, dat is overigens een woord dat belangrijk is in onze leergang.

Hoe kan ik deelnemen aan deze leergang en waar vind ik meer informatie?
Barbara: Je vindt meer informatie op de website van de FCe, Stichting Opleidingskunde www.corporate-education.com. Je kunt een mail sturen naar de coördinator van de FCe, Janni Schipper, via [email protected] of bellen naar 030 239 40 50.
Je kunt ons ook direct benaderen via e-mail [email protected] of [email protected]. Wij kijken er naar uit om dan samen met jou te verkennen of het past om de leergang te volgen.