Blog: Wat als de werkelijkheid zich niet aan de afspraken houdt?

Barbara van der Steen en Aart Goedhart

Misschien herken je het wel. Er staat jullie als team of afdeling iets te doen. De plannen staan op papier, de mijlpalen zijn benoemd en de afspraken gemaakt. En het wérkt. Jullie maken een vliegende start. Er is energie en de mensen weten elkaar te inspireren. Het samenwerken lijkt als vanzelf te gaan.

Je herkent vast óók de momenten dat het maar niet wil vlotten. Iedereen beweegt een andere kant op. Men lijkt elkaar steeds minder te begrijpen. De besluitvorming stagneert. Verwachtingen lijken te verschillen en de roep om duidelijkheid zwelt aan. Het samenwerken wordt taai. Wat kan je doen om dit te keren?

Zowel in de eerste als in de tweede situatie is het lastig om aan te wijzen hoe het nu precies komt. Wat bepaalt nou dat je lekker op dreef bent? Wat veroorzaakt het stroeve gevoel van vastlopen precies? Het is lastig om hier de vinger op te leggen.

Het loopt vaak anders dan bedacht

Wat we wel weten: bij processen van samenwerken lopen veel dingen heel anders dan bedacht. De werkelijkheid houdt zich vaak niet aan de gemaakte plannen en afspraken. Als zich onvoorziene omstandigheden voordoen, bijvoorbeeld. Of als de dynamiek tussen mensen de boel vastzet. Soms helpen spontane ontwikkelingen onze plannen, maar vaak voelen ze ook als lastig of verstorend. Juist op deze momenten wordt duidelijk dat het denken over samenwerken van persoon tot persoon verschilt.

In veel organisaties is bij processen van samenwerken de maakbare, projectmatige manier van werken dominant. Vaak wordt, op de momenten dat het tegenzit, teruggegrepen op nieuwe afspraken, duidelijker rollen of structuren, efficiëntere procedures en heldere deadlines.

De ongrijpbare kant

Wat ons betreft is het juist interessant om de ongrijpbare kant van samenwerken en organiseren te accepteren en te kijken hoe je daar een bijdrage in kan leveren. Deze moeilijk ‘vast te pakken’ proceskant krijgt weinig aandacht in de ‘tien stappen naar succes’ of boeken over samenwerken. Maar juist daar zitten de verrassingen van het werk. Er is vaak nog ruimte.

Door de aandacht verder aan te scherpen, alert te luisteren en anders te doen, kan ook op de momenten dat alles stil lijkt te staan, beweging worden gebracht. Door aandacht te brengen of te verleggen kan je beweging brengen. En vergroot je het werkplezier van jezelf en anderen. Het gericht beïnvloeden van de niet-maakbare kant van samenwerken noemen we proceskunde. Want ook dit is een ambacht, een kunde. Niet iets om aan het toeval over te laten.

Verscherpte aandacht

Want als het anders loopt dan gedacht heb je in plaats van procedures en plannen soms meer aan een verscherpte aandacht voor wat er werkelijk gebeurt tussen mensen. Door scherp te reflecteren op je werkpraktijk ontstaat meer inzicht in de geheimzinnige en mysterieuze kant van het werken aan ontwikkeling en het zoeken van nieuwe wegen. Je kunt hierbij putten uit de filosofie, psychologie, theologie, literatuur en kunst. Alles wat je scherper helpt ontwarren en de creativiteit aanboort om weer voorwaarts te gaan.

Aart Goedhart en Barbara van der Steen hebben de FCE-leergang Proceskunde, Werken met Aandacht ontwikkeld voor managers, adviseurs, projectleiders, HR-specialisten en trainers die juist hun procesgerichte aandacht willen verdiepen. Die behoefte hebben aan een scherpere blik op wat er werkelijk om hen heen gebeurt. En die de samenwerkingsverbanden waar ze deel van uit maken verder willen brengen.

In deze blogreeks schrijven ze over het proceskundig perspectief.