Blog: ‘Hoe een impasse verdampt door te werken met aandacht’ Een voorbeeld uit de praktijk

Barbara van der Steen en Aart Goedhart

De ondertitel van onze leergang Proceskunde is ‘werken met aandacht’. Omdat dat in onze ogen zo’n wezenlijk aspect is van ons vak. Onze aandacht verscherpt op het moment dat ‘het’ anders loopt dan we verwachten. We kijken er letterlijk van op. In het werk komt het niet zelden voor dat een project of plan verrassend uitpakt, vastloopt of een bocht neemt. Mensen vragen zich dan af: Hoe gaan we nu verder? Als de bestaande strategieën en methoden niet toereikend blijken te zijn leidt dit tot vertwijfeling en dilemma’s die vragen om anders kijken, luisteren en invoelen. We ervaren dat aandacht dan een verdiepende en verrijkende werking met zich mee kan brengen.
En toch is het lastig om precies te beschrijven wat dat kan betekenen voor de praktijk. Hoe doe je dat? Werken met aandacht? Ieder voelt aan dat ‘10 stappen naar succesvolle aandacht’, ‘aandachtsmanagement’ of ‘tools’ om aandacht ‘in te zetten’ schuren, omdat aandacht zich juist niet laat instrumentaliseren. We schreven daarover in een eerdere blog. In deze blog verkennen we hoe het concreet kan werken… bewust werk maken van aandacht.

Fusie zorginstellingen
De besturen van drie zorginstellingen besloten om te fuseren. Na twee jaar bleek echter dat er in de dagelijkse samenwerking niet veel was veranderd. Daar had men meer van verwacht. Het idee vooraf was dat de instellingen, met verschillende achtergronden, veel van elkaar zouden leren, meer met elkaar zouden oppakken en meer aan hun gemeenschappelijke professionaliteit zouden werken. Maar dat gebeurde veel minder dan men had gehoopt. De waan van de dag regeerde en niemand overzag wat er nu eigenlijk nodig was. Steeds vaker ervoer men inertie of impasse-situaties. De dingen leken steeds stroever te gaan, en de afstand tussen de oud-fusiepartners leek juist groter te worden.

Op zoek naar interventies die een beweging naar bredere samenwerking zou ondersteunen werd het idee geboren om een proces te ontwerpen rondom het schrijven van een gezamenlijk boek over de fusie-organisatie met alle betrokkenen. Het schrijven van dit ‘boek’ diende als vehikel voor een aandachtig onderzoek. Het bood een ‘legitimatie’ om de bestaande praktijken van samenwerken diepgaand te onderzoeken en te beschrijven. Een vaststaand programma ontbrak. Het startte als ontdek-proces dat verder open bleef. Na elke stap werd bezien wat een wenselijke volgende stap zou zijn.

Er volgde een jaar van samen thematiseren (de ‘inhoudsopgave’ van het boek), het verdiepen van de onderwerpen en het uitwisselen van bevindingen in steeds wisselende groepen. Naast periodes van onderzoek, volgden ‘schrijfworkshops’ om deze vast te leggen. En het resulteerde ook nog in een daadwerkelijke publicatie!

Wat was nou de werking van ‘aandacht’ in dit proces? We zagen een aantal dingen gebeuren.

Aandacht als bron van verbinding: Om het geheel tot een goed boek te maken, werd aandacht gevraagd. Deze bood men in interviews, verdiepende gesprekken en workshops. Door de vertragende aandacht ontstond niet alleen een informatie-uitwisseling, maar ook ruimte om ‘ingewikkeldheden’ en spanningsvelden een plaats te geven. Deze aandacht hielp bij het ontwikkelen van een gevoel van verbondenheid. Er werden nieuwe contacten aangegaan en mensen ervoeren minder eenzaamheid en geploeter in vraagstukken waar men alleen niet uitkwam.

Positie kiezen en kleur bekennen: Doordat iedereen persoonlijk betrokken was en een verhaal schreef ontstond ook een proces van positie kiezen en kleur bekennen. De aandacht werkte daarmee emancipatoir. De historie en traditie van de voormalige fusiepartners kon een royale plek worden geven. En het proces bracht veel wederzijds begrip – zorgverleners snapten nu bijvoorbeeld beter waarom financiële mensen willen standaardiseren. En deze begrepen op hun beurt beter waarom zorgverleners niet zo van standaarden houden.

Aandacht relativeert: Op veel plekken verdween de zwaarte en lading van de problemen. De wederzijdse aandacht bleek een rustgevende werking te hebben. Opmerkingen als: “Het lijkt wel of het simpeler wordt”. En: “Ik weet eigenlijk niet waarom het nou zo’n punt voor me was”, illustreerden dit.

Menselijkheid groeit, abstracties verdwijnen, precisie neemt toe: In het begin werden veel vragen van degenen die een probleem of dilemma inbrachten geformuleerd in abstracte managementtaal. Bijvoorbeeld: “Hoe zorg ik ervoor dat onze werkvloer onze cliënten klanten integraal bedienen?” Naarmate het gesprek vorderde werd deze vraag preciezer, waarbij het opvallend was dat juist de abstracte woorden zoals ‘werkvloer’, ‘integraal’ en ‘cliënt’ in de nieuwe taal verdwenen. Daarmee was gedurende het proces een beweging te zien van rationele, afstandelijke generieke taal naar concrete, nabije taal.

Aandacht maakt persoonlijk: Door aandacht voor de verhalen vielen juist de uitzonderingen op. De verhalen, metaforen en beelden die gedeeld werden hadden een verrijkende werking op de persoonlijke beleving van mensen. De aandacht verschoof van rationele beschrijvingen over de organisatie of een project naar persoonlijke belevingstermen. Men verzuchtte: “Het gaat eigenlijk veel meer over hoe ik mijn keuzes maak, ontdek ik nu”. En: “Zo complex is het nou ook weer niet, ik kan het binnen een maand wel afkrijgen als ik hulp vraag.”

We zagen de impasse langzaam verdampen. De ‘grote’ vraag verschoof, werd kleiner, persoonlijker en nabijer of er ontstond zicht op wegen die eerder over het hoofd werden gezien. Samenwerken kreeg betekenissen die de inhoudelijke aanleiding ervan overstegen. Hiermee was niet alles ineens ‘opgelost’, maar wel weer in beweging. Een mooi voorbeeld, wat ons betreft, van de kracht van bewust werken met échte aandacht.

MEER WETEN?
Ben je nieuwsgierig geworden? Het Tijdschrift voor Ontwikkeling en Organisatie (TvOO) heeft ons gevraagd een bijdrage te schrijven over Aandacht in de praktijk. Deze blog is een voorpublicatie met een tweede tipje van de sluier. In december 2019 komt deze TvOO uit met een special over dit boeiende en ook vaak ongrijpbare thema.

Wil je zelf de ‘kunde’ verder ontwikkelen? In november 2019 start de 9e groep van de leergang Proceskunde, Werken met Aandacht bij de FCE. Meer info en aanmelden kan hier.

Barbara van der Steen en Aart Goedhart zijn kerndocenten van deze leergang en auteurs van het boek ‘Proceskunde, een pleidooi voor werken met Aandacht’ (2016). Vanuit dit gedachtegoed hebben zij  Wenders.nu, ‘ontwikkel, vernieuw en beweeg vrij’ opgericht. Zij begeleiden organisaties en teams bij processen die vastlopen. Zij zijn tevens mede-auteur van ‘Imperfecte Adviseur, persoonlijk verhalen over het werk’ (2017).