Hoe maken we de ‘flip’ naar online leer- en ontwerpbijeenkomsten?

Inzichten uit een pop up webinar

Saskia Tjepkema

18 maart 2020

Door de uitzonderlijke omstandigheden maken we massaal de overstap naar online leren en werken. Dat plaatst ook ons als trainers, coaches en adviseurs voor geheel nieuwe uitdagingen. Van ‘welk platform moet ik gebruiken?’ tot ‘welke werkvormen zijn passend voor mijn online intervisie, workshop of ontwerpbijeenkomst?’ en ‘hoe lang mag een online sessie duren?’ tot ‘kun je eigenlijk wel alles online doen?’

Gelukkig zijn er ook mensen die hier al veel ervaring mee hebben. Sibrenne Wagenaar en Joitske Hulsebosch werken al jaren als ontwerper en facilitator van online bijeenkomsten en trajecten. Ze verzorgen regelmatig (blended) leertrajecten voor vakgenoten over dit thema, ook bij de FCE , en ze wilden met ons een pop up webinar over ‘de online flip’ verzorgen.

De reacties overtroffen onze verwachtingen en overdonderden ons zelfs een beetje. De aangemaakte padlet stond in no-time vol met vragen en voorbeelden en het open webinar (waarvoor je dus niet kunt aanmelden vooraf) was voor de geplande starttijd van 15:00 al vol, met 100 deelnemers. Wat meteen een primeur voor Sibrenne en Joitske was: zoveel mensen hadden ze nog niet eerder ‘op bezoek’.

Als analoge vakgenoot (heb alleen ervaring met online intervisie door internationale projecten) schoof ik als ervaringsdeskundige-in-de-grote-zoektocht aan bij hen als presentatoren. Voor mij meteen een buitenkans om zo’n webinar van de ‘achterkant’ mee te maken.

In deze blog deel ik de belangrijkste leerervaringen en inzichten uit de presentatie en uit de ervaring van het webinar:

• Zeven (handige!) tips voor online ontwerpen van Joitske en Sibrenne
• Nog twee die we er aan toevoegden tijdens het webinar
• En helemaal onderaan nog een checklist en een aantal links.

Beetje veel informatie voor een blog, maar hopelijk kun je er je voordeel mee doen in deze improvisatie-tijden want we maken met elkaar een steile leercurve door en samen is dat een stuk leuker en makkelijker dan alleen!

Tip 1: maak het persoonlijk

Het is een van de grootste twijfels die we als vakgenoten en deelnemers hebben: kun je wel online intervisie doen, coachen, oefenen… mis je dan niet het contact teveel? Dat is inderdaad een aandachtspunt en persoonlijk maken en sfeer brengen is dus het eerste advies van de experts.

• Zorg bijvoorbeeld voor een check in waarin mensen iets van zichzelf vertellen of laten zien.
• Praat ook over andere dingen dan de inhoud voor je start zoals je ook in het echt doet, even babbelen bij de (virtuele) koffie – online communicatie wordt snel onbedoeld heel zakelijk…
• Kies liever voor video dan alleen geluid.

Tip 2: zoek de voordelen van online

Online heeft nadelen, maar er zijn ook dingen die online kunnen die je live niet kunt en die ook echt wel heel leuk zijn… drukte Joitske ons op het hart.
Bovendien, ervoer ik zelf deze week ook, hét grote voordeel van online in deze tijden is dat je in elk geval iets kunt met elkaar en elkaar ontmoet op een waardevolle manier. Ik moest denken aan mijn intervisie-ervaringen met professionals die in verschillende landen werken en dus niet bij elkaar kunnen komen. Zij vonden het altijd al zo’n rijkdom om elkaar überhaupt te zien en te spreken, dat ze krakende micro’s en wegvallend beeld voor lief namen. Online is beter dan elkaar niet zien en helemaal niet van elkaar kunnen leren…

Tip 3: balanceer synchroon en asynchroon

Niet alles hoeft met de hele groep. Het is vermoeiend om lang achter een scherm te zitten. Je kunt net als in het echte leven gelukkig gewoon opbreken in subgroepen. Dat kan in een aparte ‘kamer’ in ZOOM of MS Teams of Adobe of een andere applicatie. Maar kan ook gewoon doordat je even de collectieve ZOOMcall stopt en mensen elkaar laat bellen voor een opdracht-in-tweetallen, zoals we hoorden van verschillende deelnemers en zoals ik zelf ook deze week al heb geïmproviseerd. Zorg dan wel voor een heldere instructie en een moment om terug te komen – duidelijk structureren en rollen verdelen is sowieso het devies, daarover later meer.

De ideale groepsgrootte kiezen en bepalen hoe lang je werkt, vragen waar veel deelnemers mee zitten, blijken niet zo eenduidig te beantwoorden. Met name ook omdat het erg afhankelijk is van hoeveel je in synchroon/asynchroon afwisselt. Een call met 10 mensen plenair kan maximaal 1,5 uur duren. Maar als je afwisselt met opdrachtjes in kleine groepen, misschien zelfs wel even weg van het scherm, kan je veel langer werken.  Hier zitten heel veel vrijheidsgraden, bleek duidelijk uit de adviezen van de ervaren ontwerpers.

Tip 4: test en experimenteer met tools

Als je met tools aan de slag gaat: probeer ze uit, benadrukte Sibrenne. Sommige vind je makkelijk, voor andere zul je (en je deelnemers) meer digivaardig moeten zijn.

Het is net als met offline werkvormen: sommige passen meteen bij je en bij hoe je werkt, andere minder… Er is maar 1 manier om daarachter te komen. Vrienden, collega’s en familie zijn vaak ook wel bereid even mee te testen – net als deelnemers op dit moment overigens. Iedereen is op zoek, dus de ruimte voor experimenteren was misschien nog nooit zo groot!

Tip 5: wees creatief in blends

En nee, dit gaat niet over koffie ; ) Joitske en Sibrenne bedoelen: wissel af in werkvormen, groepswerk en individueel, maak een link met fysieke opdrachten: je vindt meer ruimte als je denkt in een blend van media en in een reeks van momenten.

Misschien zou je normaal een programma van een dag doen, maar je kan bijvoorbeeld ook mensen vragen: maak deze week in je eentje ergens een wandeling in de natuur en denk na over de volgende vragen… en bel daarover met 1 van de anderen uit de groep. Om iedereen daarna uit te nodigen voor een online ontmoeting van 1,5 uur waar je die ervaringen bespreekt en theorie aanreikt, gevolgd door weer een opdracht in de praktijk…. En zo verder…

Tip 6: flip je werkvormen

Misschien wel een van de belangrijkste tips vond ik deze… Start met een ontwerp, zoals je dat altijd doet. Met het doel voor ogen. Rekening houdend met de andere spelregels die het gevolg zijn van het online karakter (zoals: mensen houden het achter een beeldscherm minder lang vol, je kunt niet zo makkelijk een ‘kringgesprek’ voeren als ‘in het echt’, het is soms wat ongemakkelijker voor mensen om in contact te komen, dus hulp daarbij is fijn….). En varend op je ervaring met trainen of procesbegeleiding op dat specifieke thema. Jij bent misschien nog geen digi-held maar kent als geen ander de kneepjes van het inhoudelijke onderwerp… Je weet wat belangrijk is om te leren en wat moeilijk of juist makkelijk – en wat mensen dan daarbij nodig hebben. Diezelfde kennis die je gebruikt bij het offline ontwerp helpt je ook bij het maken van een slim online ontwerp.

De belangrijkste vragen zijn dan: wat betekenen de online-kenmerken en beperkingen voor de volgorde van je activiteiten? En voor het soort: kun je dingen die je normaal offline zou doen, ook online doen? En hoe dan? Veel werkvormen laten zich wel vertalen (flippen) vertelde Joitske.

Voorbeelden
Ze gaf ook voorbeelden. Stel, je wilt een beetje uitleg geven over een model, maar niet 15 minuten zelf praten in een ZOOM-call. Misschien kan je deelnemers dan een filmpje laten zien vooraf? Een TEDtalk of een animatie van YouTube?

Of: normaal gesproken zou je groepjes uiteen laten gaan om een casus te bespreken: hoe kan je dat hier doen, moeten de groepjes misschien wat kleiner? En hoe laat je ze de dingen terugkoppelen? Je hebt geen geeltjes en geen flipover, maar wel online whiteboards of een tool als padlet – een brainstormwand.

En: hoe doe je de nabespreking in de grote groep? Gewoonlijk doe je dat misschien in een interactief gesprek, nu structureer je het misschien wat meer: met quizvragen, of 1 vraag per groepje of….

Eerst weten wat je wilt, dan tools
Tools zijn makkelijker te vinden als je weet wat je wilt doen (een quiz, een historielijn maken, stemmen, stellingen bedenken, een brainstorm….). Dus de volgorde van: eerst ontwerp en dan tool zoeken is belangrijk. En met simpele tools (powerpoint, ZOOM en smartphones) en creativiteit kom je dan vaak al een heel eind.

Deze gedachte geeft me heel veel ruimte. Als ik begin bij de tools dan blokkeer ik, want die ken ik allemaal niet! Maar als ik start bij het denken over de procesflow en de leeractiviteiten, kom ik ineens een heel eind.

Sommige werkvormen zijn overigens lastiger naar online te flippen dan andere, ontdekten we – ook in het webinar. Coachen op conflicten, rollenspelen, een LSI met 100 man… dat is echt moeilijker. Maar ook daar hoorden we al creatieve ideeën. Een trainer die nu bijvoorbeeld op ZOOM zelf een rol speelt en deelnemers vraagt om de beurt te reageren… Een webinar in plaats van een Large Scale Intervention…

Tip 7: maak het visueel

De laatste tip van Joitske en Sibrenne was: maak het visueel aantrekkelijk. Beeld is online belangrijk. Dat houdt het afwisselend, houdt de aandacht vast. Dit gaat ook over: zorg dat mensen elkaar kunnen zien. Met video bellen is effectiever dan zonder.

Naast deze handvatten leerde ik door de ervaring van het webinar twee dingen die ik maar gewoon aan deze waardevolle reeks tips zou willen toevoegen…

Tip 8: bied (veel) structuur

Misschien hoort dit meer bij het faciliteren dan bij het ontwerpen, maar we ontdekten ook aan den lijve tijdens het webinar het belang van:

• Duidelijke instructies over de techniek (gebruik oortjes, zo log je in, zo mute je je microfoon) vooraf. Dat geeft rust (zeker voor de mensen die minder ervaren zijn) en draagt bij aan soepele uitwisseling.
• Duidelijke structuur als het gaat over opzet van de bijeenkomst (wat is het programma, welke stappen gaan we zetten) (dat kan je ook vooraf sturen). En vooral ook over de taken en opdrachten: wat is de bedoeling, hoe lang, hoe koppel je terug en wanneer, wie is de voorzitter van het subgroepje, …

Het doet me een beetje denken aan het ontwerpen voor ‘large scale interventions’ of summits. Dan kun je ter plekke niet zo goed bijsturen dus ontwerp je alles heel precies en maak je heldere handouts. Dat helpt bij online ook – ook al bij kleinere groepen… Een deelnemer aan het webinar noemde het: ‘eigenlijk ben je dus iets directiever’. Dat klopt misschien wel.

‘Liberating structures’
Mijn (beperkte) ervaring van de afgelopen week is dat mensen die structuur ook wel een beetje waarderen: als je met 20 mensen op een scherm naar elkaar kijkt is het een stuk lastiger om zelf subgroepjes te maken (zoals in het echt) en is het misschien wel even fijn dat een moderator dat voor je doet… Nou, iets om uit te vinden en waarschijnlijk ook een kwestie van persoonlijke stijl (hoe ver wil je gaan) en iets dat in de loop der tijd ook verschuift als we allemaal vaardiger worden.

Er is hier trouwens een directe link met tip 1… het persoonlijke contact. De structuur mag die niet ondergraven. Sterker nog: het doel van de structuur is om het persoonlijk contact en de creativiteit van de groep optimaal op te roepen, zou ik zeggen. ‘Liberating structures’, zoals dat zo mooi heet in ons ontwerp-werk.

Tip 9: gun jezelf en elkaar het leerproces

Dit is de les waarmee ik vooral achterbleef. Gun jezelf om te leren en ontdekken – en om fouten te maken dus.

De grote belangstelling voor dit webinar overviel ons. De padlet stond in no-time vol, er was meer belangstelling voor het webinar dan er plek was (terwijl 100 al een experiment was voor Joitske en Sibrenne, hun grootste ooit),… en we horen het ook om ons heen. Iedereen is aan het leren en aan het ontdekken. Niet alleen facilitators, ook deelnemers…

In het webinar ging het eerste deel, waarin Joitske en Sibrenne veel uitlegden en in gingen op vragen op de chat, heel soepel. De structuur was helder, er was rust. Mensen leerden toen vooral veel over tips, platforms, werkvormen door te luisteren en te delen.

In het tweede deel, toen alle deelnemers in de breakoutrooms gingen, liep de techniek vast. Micro’s zongen rond, chats liepen vast, er waren groepjes die niet wisten wat ze moesten doen… Chaos! De leerwinst daar zat vooral in de ervaring… : dit is het dus ook om deelnemer te zijn – het belang van structuur en techniek en persoonlijke verbinding werd heel duidelijk.

Natuurlijk een spannend moment, zeker voor de facilitators. Want het ging fout! Hoe mooi om te merken dat mensen met een glimlach terugkwamen. Ook met zere oren en er was irritatie, maar in tweede instantie ook: ‘hier leren we van’, ‘wat fijn dat een expert ook soms een foutje maakt’ ,’nu snap ik echt wat je als deelnemer nodig hebt.’ En die spirit raakte me en was voor mij een essentie, net als de ontspannen houding waarmee Joitske en Sibrenne reageerden op wat er gebeurde. We zitten in een steile leercurve met zijn allen. En improviseren, experimenteren en zoeken horen daarbij.

Net als delen en elkaar helpen, overigens. En starten bij wat we al wel weten en kunnen ; ) Dit webinar was een mooie en bemoedigende ervaring daarvan.

Checklist voor het flippen

Waar moet je aan denken of op letten als je overweegt je werkvorm om te zetten naar een online variant? Joitske en Sibrenne boden in het webinar een heldere checklist:

1. Online of uitstellen? Wat vinden deelnemers? Wat is de urgentie? Is die (nog) hetzelfde?
2. Wat doen we online? Welke activiteiten wil je online doen? Naar welke dynamiek ben je op zoek?
3. Wat wil je synchroon doen, wat asynchroon? Aan welk tijdspad denk je?
4. Welke toolset heb je nodig? Kan je uit de voeten met basistools als ZOOM en MS teams of heb je meer nodig? Wil je dat ook? Welke (technische) ondersteuning is er?
5. Hoe richt je het proces in? Hoe faciliteer je? Wat zijn cruciale momenten? Wat helpt om het te laten werken?
6. Wat heb je nu nodig om aan de slag te gaan? Testen? Advies? Meedenkers?

In deze blog van Joitske lees je er meer over, en vind je een voorbeeld.

Padlet met tips

We maakten ook een padlet aan met de tips uit het webinar die in deze blog staan, en plek om je eigen adviezen en voorbeelden eventueel achter te laten.

HOEboek over platforms en faciliteren

De collega’s van 2KNOWHOW maakten de afgelopen dagen in razend tempo een gratis te downloaden handboek voor het voorbereiden en begeleiden van online meetings. Helder en praktisch leggen ze uit hoe bepaalde systemen werken (Zoom, MS teams) en ook hoe je goed voorbereidt. Met name voor mensen die op dat gebied vragen hebben echt een aanrader.

Werkvormen van @ennuonline en meer…

Er zijn verschillende sites met mooie werkvormen en mensen die al langer werken met online en blended trajecten. Daar zijn ook veel tips en tools te downloaden.  Als eerste de Ennuonline-site van Joitske en Sibrenne natuurlijk! En die van de LOSmakers: waar een heel collectief van ‘knowmads’ zoals ook Joke van Alten en Mariel Rondeel aan verbonden is.